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Stapeln mit Struktur

Kategorie: Leben
 Ausgabe 08 - 2011 - 01.08.2011

Text:  Tertia Hager

Stapeln ist unkompliziert, doch oft endet es im Chaos. Wie man die Papierberge auf dem Schreibtisch besser organisiert. «Papierloses Büro» lautete die schöne Prophezeiung.

Man glaubte, mit dem Einzug des Computers auch ein Ende der Papierberge zu sehen. Heute führen wir zwar eine elektronische Agenda, die Korrespondenz wird per Mail erledigt und auch Bankzahlungen werden elektronisch getätigt. Dennoch stapeln sich auf dem Pult – ob im Büro oder zu Hause – Berge von Papier und Gedrucktem. Und diese werden immer wieder mal umgeschichtet, weil man etwas sucht. Untersuchungen besagen, dass wir pro Woche rund eineinhalb Stunden mit dem Suchen von Papieren und Unterlagen verbringen. Werden ein paar Grundregeln beachtet, gibt es weniger Leerläufe und weniger Schreckensmomente, weil man glaubt, einen wichtigen Zettel verloren zu haben.
1. Unterscheiden Sie Ihre Stapel zwischen «heute» und «bei Gelegenheit» lesen oder bearbeiten. Wird der «Heute»-Stapel nicht bis am Abend abgetragen, kommt das Unerledigte auf die «Gelegenheit»-Beige.
2. Ist der «Gelegenheit»-Stapel höher als 20 Zentimeter oder kippt er gar, dann wird die untere Hälfte ungelesen weggeworfen. Das mag zwar ein mulmiges Gefühl verursachen, hilft aber einerseits die Beige gar nicht erst so gross werden zu lassen, andererseits kann man sich fast jede Information wieder beschaffen.
3. Alles, was sich in weniger als fünf Minuten erledigen lässt, sollte sofort gemacht werden. So können Papierberge, aber auch E-Mail-Pendenzen nicht ins Unendliche wachsen.
4. Arbeiten Sie mit Klarsichthüllen. Diese mit einem wasserfesten Filzstift beschriften. So ist garantiert, dass ein neues Papier nicht einfach auf einer Beige, sondern gleich am richtigen Ort landet.
5. Menschen, die gerne stapeln, sollten zudem darauf achten, dass die Stapel einen fixen Platz auf dem Pult haben. Rechts vom Computer sind beispielsweise bestimmte Unterlagen, dahinter allgemeine Informationen und links die aktuellen Pendenzen. Muss nur ein Stapel «durchsucht» werden, geht weniger Zeit verloren.
6. Sollten die Papierberge doch langsam aber stetig wachsen, dann machen Sie einmal pro Woche «Tabula rasa» und verfahren Sie
nach Punkt 2.

Foto: fotolia.com

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